INVESTMENT CORPORATION

   



Tài Liệu

Muốn đơn giản hóa, đầu tiên hãy phát quang bụi rậm

 

Dịch từ bài viết “To simplify, first clear the underbrush” của Ron Ashkenas và Lisa Bodell (Harvard Business Review)

Người dịch: Mai Hữu Tín, Nguyễn Thị Tuyết Mai

 

 Nhiều người hình dung những nấc cao của thang doanh nghiệp là nơi đầy cảm hứng và sáng tạo để các sếp bỏ thời gian vào những dự án thú vị định hình tương lai doanh nghiệp. Nhưng không phải hình dung này bao giờ cũng đúng. Trong nhiều công ty ngày nay, ngay cả các cá nhân có nhiều thâm niên nhất cũng vướng vào những chính sách và thủ tục như các đồng nghiệp mới vào làm việc khác, nếu không muốn nói là tệ hơn. Thêm vào đó, việc tập trung để đạt được các kết quả ngắn hạn thường làm eo hẹp quỹ thời gian cho các chiến lược dài hạn, mà đây lại chính là nơi cần có chuyên môn của các chuyên gia dày dạn kinh nghiệm nhất.

 

Để mở đường cho tư duy đổi mới và toàn diện, các nhà quản lý cần “phát quang các bụi rậm” thường gây nghẽn năng suất hoạt động. Sau đây là 4 cách thực hành tốt nhất mà bạn cần làm:

Nhấc điện thoại lên.  Chắc chắn rằng một chuỗi email ghi lại các tương tác sẽ dễ tham khảo hơn, nhưng viết email thường tốn nhiều thời gian hơn là trình bày chi tiết qua một cú điện thoại. Nếu bạn gặp khó khăn khi sắp xếp ý tưởng của mình trong email, hãy ngừng lại và tự hỏi xem diễn đạt sự việc đó bằng lời có nhanh hơn không. Việc trao đổi 2 chiều rõ ràng giúp trả lời câu hỏi ngay và không cần gởi tin qua lại nữa.

Khuyến khích các ý tưởng làm gọn. Hãy đối mặt với thực tế là phần lớn con người làm các việc không hiệu quả lắm về mặt thời gian. Lãnh đạo cấp cao giao phó các việc này thường không còn nắm qui trình nên cũng không biết là đã giao các việc không đáng. Ký duyệt 3 bản? Các cuộc họp định kỳ không còn phục vụ mục đích nào nữa? Các báo cáo khác nhau có thông tin giống nhau? … Hãy khuyến khích nhân viên lưu ý tới các công việc không hiệu quả và thách thức họ đề xuất cách làm việc mới. Hãy hỏi họ xem cuộc họp nào có thể loại bỏ, báo cáo nào có thể ngưng làm, bước nào trong một quá trình có thể bỏ ngay… Hãy để họ hiểu rằng những đề xuất như vậy sẽ không được xem là than phiền mà là những ý tưởng sáng tạo để cải thiện năng suất làm việc. Một quản lý cấp cao nọ làm việc này bằng cách hỗ trợ chương trình “dọn dẹp đón xuân” hàng năm mà thực ra là một cuộc thi để xác định những công việc có giá trị thấp hoặc gây lãng phí thời gian. (Dĩ nhiên việc này có thể làm bất kỳ lúc nào trong năm.)

Suy nghĩ lại việc “trả lời tất cả”. Một trong những việc gây hao phí thời gian lớn nhất trong giới doanh nghiệp là quản lý hộp thư tới ngày càng phình to. Để đơn giản hóa quá trình phân loại email, mọi người nên xác định rõ họ cần gì từ các cá nhân cụ thể. Nếu ai đó được cc một thư FYI (để biết) nhưng không phải làm gì cả, thì hãy nên nói rõ như thế ngay từ đầu thư. Còn tốt hơn nữa là thử bí quyết này: thêm vào dòng chữ “NNTR – No Need To Respond (Không cần trả lời) – vào dòng chủ đề email của bạn. Hãy huấn luyện nhân viên xem xét nên bỏ bớt ai ra khỏi chuỗi email thay vì tự động trả lời tất cả. Ở một số công ty, điển hình như Ernst and Young, họ hạn chế bom thư nội bộ bằng cách làm cho việc nhấn nút “Trả lời tất cả” khó khăn hơn trong phần mềm Lotus Notes. Với việc phải nhấp chuột thêm nhiều để trả lời tất cả, công ty này nhắc nhân viên mình nhớ là nút “Trả lời tất cả” chỉ nên được sử dụng trong những trường hợp cụ thể.

Dừng kiểm tra các việc có tác động thấp. Một cơ hội tiết kiệm thời gian khác là dừng việc kiểm tra hoặc tái kiểm tra lại sản phẩm công việc của nhân viên bạn. Nếu bạn đã thuê được những người giỏi và đào tạo họ hợp lý rồi thì có thể bạn không cần phải kiểm tra lại mọi điều chỉnh công việc của họ. Dĩ nhiên đối với các tài liệu chuẩn bị gửi cho khách hàng tiềm năng hoặc các nhà quản lý thật cao cấp thì nên kiểm tra lại kỹ càng. Tuy vậy, không phải sản phẩm công việc nào cũng có tác động như thế đối với kết quả kinh doanh. Do đó với những sản phẩm đầu ra không có nhiệm vụ quan trọng, hãy nói rõ với nhân viên rằng trách nhiệm của họ là tự kiểm tra lỗi và tự bảo đảm chất lượng kết quả công việc của mình, và rằng bạn tin họ có thể làm thật tốt công việc của họ.

Mọi tổ chức đều bị những “bụi rậm” không mong muốn làm giảm năng suất công việc. Dù bạn không thể nào dẹp sạch được hết, và chắc là chúng sẽ tiếp tục trở lại, những thực hành tốt nhất này có thể là điểm khởi đầu giúp bạn “phát quang” hẳn một số các “bụi rậm” ấy ra khỏi công việc của mình.

Đây là bản dịch không chính thức. Rất mong được đóng góp để bản dịch hoàn thiện hơn.

Mọi sao chép xin ghi rõ nguồn: www.unigroup.com.vn

 Đóng góp cho bản dịch qua email: maintt@unigroup.com.vn